Diurna si cazare detasat in Germania. Deductibilitate cheltuieli impozit pe profit

Intrebare: In luna mai 2011 societatea a trimis un delegat in Germania, delegat care nu s-a cazat in unitati hoteliere, deci nu avem factura de cazare. Poate acest delegat sa primeasca contravaloarea cazarii, in ce fel? Totodata va rog sa ma ajutati si la suma pe care trebuie sa o primeasca persoana pentru diurna zilnica(deductibil, nedeductibil?)

Raspuns:

Întrucât nu specificaţi dacă persoana delegată este salariată sau nu a societăţii, vom aborda răspunsul din ambele perspective.

În ceea ce priveşte serviciile de cazare, din punct de vedere al impozitului pe profit, potrivit prevederilor art. 21 alin. (2) lit. e) din Codul fiscal, cheltuielile de transport şi de cazare în ţară şi în străinătate, efectuate pentru salariaţi şi administratori, precum şi pentru alte persoane fizice asimilate acestora, stabilite prin norme sunt expres prevăzute ca fiind deductibile. Potrivit normelor metodologice de aplicare, calitatea de administrator rezultă din actul constitutiv al contribuabilului sau contractul de administrare/mandat. În sensul art. 21 alin. (2) lit. e) din Codul fiscal, persoanele fizice asimilate salariaţilor cuprind şi:

a) directorii care îşi desfăşoară activitatea în baza contractului de mandat, potrivit legii;

b) persoanele fizice rezidente şi/sau nerezidente detaşate, potrivit legii, în situaţia în care contribuabilul suportă drepturile legale cuvenite acestora.

Astfel, în cazul în care persoana delegată se încadrează în definiţiile de mai sus, cheltuielile de cazare pentru aceasta sunt deductibile la calculul impozitului pe profit, în caz contrar cheltuielile sunt nedeductibile.

Cu toate acestea, potrivit prevederilor art. 6 din Legea contabilităţii republicată nr. 82/1991 „orice operaţiune economico-financiară efectuată se consemnează în momentul efectuării ei într-un document care stă la baza înregistrărilor în contabilitate, dobândind astfel calitatea de document justificativ”. Totodată, documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate angajează răspunderea persoanelor care le-au întocmit, vizat şi aprobat, precum şi a celor care le-au înregistrat în contabilitate, după caz. Potrivit prevederilor art. 21 alin. (4) lit. f) din Codul fiscal, cheltuielile înregistrate în contabilitate, care nu au la bază un document justificativ, potrivit legii, prin care să se facă dovada efectuării operaţiunii sau intrării în gestiune, după caz, potrivit normelor, sunt cheltuieli nedeductibile la calculul impozitului pe profit.

Întrucât pentru serviciile de cazare persoana delegată nu prezintă un document justificativ, deducerea acestora la calculul impozitului pe profit poate fi problematică. Indicat este ca persoana respectivă să completeze şi să furnizeze societăţii un ordin de deplasare de unde să reiasă informaţii cu privire la scopul deplasării, cheltuielile efectuate pe parcursul deplasării şi eventual o declaraţie pe proprie răspundere de unde să reiasă motivele pentru care cazarea nu s-a realizat în unităţi specializate şi sumele de bani suportate de delegat pentru cazarea în alte condiţii decât cele în unităţi specializate.

Referitor la prevederile HG 1860/2006 privind drepturile şi obligaţiile personalului autorităţilor şi instituţiilor publice pe perioada delegării şi detaşării în altă localitate, precum şi în cazul deplasării, în cadrul localităţii, în interesul serviciului, conform cărora personalul aflat în delegare care nu se cazează în structuri de primire turistice primeşte o anumită compensaţie, acestea sunt aplicabile, în opinia noastră, doar în cazul autorităţilor şi instituţiilor publice. Singura legătură între prevederile fiscale aplicabile enităţilor private şi reglementările aplicabile autorităţilor şi instituţiilor publice sunt cele referitoare la diurnă. În cazul entităţilor private deductibilitatea cheltuielilor de cazare şi transport nu este limitată la un anumit plafon. ATENTIE, în cazul în care societatea dvs. este o societate comercială cu capital integral sau majoritar de stat, atunci vă sunt aplicabile prevederile HG 518/1995 privind unele drepturi şi obligaţii ale personalului român trimis în străinătate pentru îndeplinirea unor misiuni cu caracter temporar, cu privire la cuantumurile şi plafoanele cheltuielilor cu diurna şi cazarea.

Potrivit prevederilor art. 44 din Codul muncii adoptat prin Legea 53/2003, delegarea poate fi dispusă pentru o perioadă de cel mult 60 de zile calendaristice în 12 luni şi se poate prelungi pentru perioade succesive de maximum 60 de zile calendaristice, numai cu acordul salariatului. Refuzul salariatului de prelungire a delegării nu poate constitui motiv pentru sancţionarea disciplinară a acestuia. Totodată, salariatul delegat are dreptul la plata cheltuielilor de transport şi cazare, precum şi la o indemnizaţie de delegare, în condiţiile prevăzute de lege sau de contractul colectiv de muncă aplicabil.

Astfel, în cazul în care salariatul a suportat cheltuielile de cazare, acesta este îndreptăţit la recuperarea acestora. Chiar dacă, din punct de vedere fiscal, faptul că aceste cheltuieli nu sunt însoţite de documente justificative poate afecta deductibilitatea acestora, din punct de vedere juridic considerăm că societate are obligaţia rambursării acestor cheltuieli salariatului.

În cazul în care nu există documente justificative întrucât nu există cheltuieli, delegatul dormind fie în maşină, fie la rude, prieteni, compania poate agrea cu acesta plata unei compensaţii, în schimb aşa cum am precizat şi mai sus prevederile HG 1860/2006 sunt aplicabile doar instituţiilor publice. Astfel, compania poate să plătească delegatului (în cazul în care acesta este angajat) atât diurnă cât şi o compensaţie pentru cazare, în schimb considerăm că suma deductibilă va fi limitată la valoarea diurnei deductibile potrivit prevederilor art. 21 alin. (3) lit. b) din Codul fiscal.

În ceea ce priveşte cheltuielile cu diurna, compania poate stabili prin politica sa valoarea acesteia pentru deplasările externe. Cu toate acestea, indiferent de valoarea stabilită la nivel de companie, nivelul deductibil al cheltuielilor cu diurna pentru deplasări în Germania este, potrivit prevederilor art. 21 alin. (3) lit. b) din Codul fiscal, 2,5 x 35 EUR = 87,5 EUR. Sumele care depăşesc această valoare sunt nedeductibile la calculul impozitului pe profit.

ATENTIE, în cazul în care societatea dvs. este o societate comercială cu capital integral sau majoritar de stat, atunci vă sunt aplicabile prevederile HG 518/1995 privind unele drepturi şi obligaţii ale personalului român trimis în străinătate pentru îndeplinirea unor misiuni cu caracter temporar, cu privire la cuantumurile şi plafoanele cheltuielilor cu diurna şi cazarea. Diurna admisă este de 35 EUR.