În acest sens, reamintim că, potrivit art. 20 din Legea Contabilităţii nr. 82/1991 republicată, registrele de contabilitate obligatorii sunt: Registrul-jurnal, Registrul-inventar şi Cartea mare.

Totodată, potrivit prevederilor art. 25 alin. (2) din Legea Contabilităţii nr. 82/1991 republicată, (2) Prin excepţie de la prevederile alin. (1) se pot stabili, în mod justificat, prin ordin al ministrului economiei şi finanţelor, registrele de contabilitate şi documentele justificative care se păstrează timp de 5 ani.

În acest sens, potrivit prevederilor Anexei 4 a Ordinului Ministrului Economiei şi Finanţelor nr. 3512/2008 privind documentele financiar contabile, lista documentelor financiar-contabile care se păstrează timp de 5 ani cu începere de la data încheierii exerciţiului financiar este următoarea:

Potrivit prevederilor art. 35 alin. (4) din Legea Contabilităţii nr. 82/1991 republicată, în caz de încetare a activităţii persoanelor prevăzute la art. 1, situaţiile financiare anuale, precum şi registrele şi celelalte documente la care se referă art. 25 se predau la arhivele statului, în conformitate cu prevederile legale în materie.

Potrivit prevederilor art. 41 punctul 1 lit. c) din Legea Contabilităţii nr. 82/1991 republicată, constituie contravenţie următoarele fapte:

[…]

2. nerespectarea reglementărilor emise de Ministerul Finanţelor Publice, respectiv de instituţiile cu atribuţii de reglementare în domeniul contabilităţii prevăzute la art. 4 alin. (3), cu privire la:

[…]

c) întocmirea şi utilizarea documentelor justificative şi contabile pentru toate operaţiunile efectuate, înregistrarea în contabilitate a acestora în perioada la care se referă, păstrarea şi arhivarea acestora, precum şi reconstituirea documentelor pierdute, sustrase sau distruse;

Potrivit Normelor metodologice de întocmire şi utilizare a documentelor financiar contabile din Anexa 1 a Ordinului Ministrului Economiei şi Finanţelor nr. 3512/2008 privind documentele financiar contabile, 50. Persoanele prevăzute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicată, au obligaţia păstrării în arhiva lor a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum şi a documentelor justificative care stau la baza înregistrării în contabilitate.

Păstrarea registrelor şi a documentelor justificative şi contabile se face la domiciliul fiscal sau la sediile secundare, după caz.

Registrele şi documentele justificative şi contabile se pot arhiva, în baza unor contracte de prestări de servicii, cu titlu oneros, de către alte persoane juridice române care dispun de condiţii corespunzătoare. Şi în acest caz, răspunderea privind arhivarea documentelor financiar-contabile revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligaţia gestionării unităţii beneficiare.

Unitatea care a încredinţat documentele spre arhivare, respectiv unitatea beneficiară, va înştiinţa organul fiscal teritorial de care aparţine despre această situaţie.

Cu ocazia controalelor efectuate de organele abilitate, persoanele juridice sunt obligate, la cerere, să prezinte la domiciliul fiscal documentele solicitate.

Organele de control ale Ministerului Economiei şi Finanţelor pot interzice arhivarea registrelor, a documentelor justificative şi contabile şi în alte locaţii decât la domiciliul fiscal sau la sediile secundare, dacă consideră că acestea nu sunt păstrate corespunzător.

51. Termenul de păstrare a statelor de salarii este de 50 de ani, iar termenul de păstrare a registrelor şi a documentelor justificative şi contabile este de 10 ani cu începere de la data încheierii exerciţiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, cu excepţia celor prevăzute la pct. 52, 53 şi 54.

52. Facturile aferente bunurilor de capital, respectiv bunurilor imobile, care stau la baza determinării taxei pe valoarea adăugată deductibile pentru persoanele impozabile cu regim mixt şi persoanele parţial impozabile în conformitate cu prevederile Codului fiscal, se vor păstra conform termenului prevăzut la art. 149 alin. (6) din Legea nr. 571/2003 privind Codul fiscal, cu modificările şi completările ulterioare.

53. Documentele prevăzute în anexa nr. 4 se pot păstra pe o perioadă de numai 5 ani dacă necesităţile proprii ale unităţii nu impun păstrarea acestora pe o perioadă de timp mai mare.

54. Documentele financiar-contabile care atestă provenienţa unor bunuri cu durată de viaţă mai mare de 10 ani se păstrează, de regulă, pe o perioadă de timp mai mare, respectiv pe perioada de utilizare a bunurilor.

55. În caz de încetare a activităţii persoanelor prevăzute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicată, documentele contabile se arhivează în conformitate cu prevederile Legii nr. 31/1990 privind societăţile comerciale, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, sau se predau la arhivele statului, în conformitate cu prevederile legale în materie, după caz.

56. Arhivarea documentelor justificative şi contabile se face în conformitate cu prevederile legale şi cu următoarele reguli generale:

– documentele se grupează în dosare, numerotate, şnuruite şi parafate;

– gruparea documentelor în dosare se face cronologic şi sistematic, în cadrul fiecărui exerciţiu financiar la care se referă acestea. În cazul fuziunii sau al lichidării societăţii, documentele aferente acestei perioade se arhivează separat;

– dosarele conţinând documente justificative şi contabile se păstrează în spaţii amenajate în acest scop, asigurate împotriva degradării, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor;

– evidenţa documentelor la arhivă se ţine cu ajutorul Registrului de evidenţă, potrivit legii, în care sunt consemnate dosarele şi documentele intrate în arhivă, precum şi mişcarea acestora în decursul timpului.

57. Eliminarea din arhivă a documentelor al căror termen legal de păstrare a expirat se face de către o comisie, sub conducerea administratorului sau a ordonatorului de credite, după caz. În această situaţie se întocmeşte un proces-verbal şi se consemnează scăderea documentelor eliminate din Registrul de evidenţă al arhivei.

Potrivit prevederilor art. 261 din Legea 31/1990 privind societăţile comerciale republicată, referitor la lichidarea societăţilor comerciale: după aprobarea socotelilor şi terminarea repartiţiei, registrele şi actele societăţii în nume colectiv, în comandită simplă sau cu răspundere limitată, ce nu vor fi necesare vreunuia dintre asociaţi, se vor depune la asociatul desemnat de majoritate.

(2) În societăţile pe acţiuni şi în comandită pe acţiuni registrele prevăzute de art. 177 alin. 1 lit. a) – f) vor fi depuse la registrul comerţului la care a fost înregistrată societatea, unde orice parte interesată va putea lua cunoştinţă de ele cu autorizarea judecătorului delegat, iar restul actelor societăţii vor fi depuse la Arhivele Naţionale.

(3) Registrele tuturor societăţilor vor fi păstrate timp de 5 ani.

Potrivit art. 18 din Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, în cazul desfiinţării, în condiţiile legii, a unui creator de documente, persoană juridică, fără ca activitatea acestuia să fie continuată de altul, documentele cu valoare istorică, în sensul prevederilor art. 2, cât şi cele cu valoare practică, în baza cărora se eliberează copii, certificate şi extrase privind drepturile referitoare la stagiile de cotizare la asigurări sociale ale cetăţenilor, vor fi preluate de Arhivele Naţionale sau de direcţiile judeţene ale Arhivelor Naţionale.

[…]

Documentele cu valoare practică,în baza cărora se eliberează copii, certificate şi extrase privind drepturile cetăţenilor referitoare la stagiile de cotizare în sistemul public de pensii, aflate la casele teritoriale de pensii, se preiau, în condiţiile alin. 2, pe bază de inventar şi proces-verbal de predare-preluare, întocmite potrivit modelelor prevăzute în anexele nr. 2 şi 3.

Potrivit art. 4 din Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, persoanele fizice şi persoanele juridice, creatoare şi deţinătoare de documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României, denumite în continuare creatori şi deţinători de documente, răspund de evidenţa, inventarierea, selecţionarea, păstrarea şi folosirea documentelor în condiţiile prevederilor prezentei legi.

Potrivit art. 2 din Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, prin documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României, în sensul prezentei legi, se înţelege: acte oficiale şi particulare, diplomatice şi consulare, memorii, manuscrise, proclamaţii, chemări, afişe, planuri, schiţe, hărţi, pelicule cinematografice şi alte asemenea mărturii, matrice sigilare, precum şi înregistrări foto, video, audio şi informatice, cu valoare istorică, realizate în ţară sau de către creatori români în străinătate.

Potrivit art. 34 din Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, creatorii şi/sau deţinătorii de documente sunt obligaţi să comunice în scris, în termen de 30 de zile, Arhivelor Naţionale sau, după caz, direcţiilor judeţene ale Arhivelor Naţionale documentele care le atestă înfiinţarea, reorganizarea sau desfiinţarea, în condiţiile legii, precum şi măsurile dispuse în vederea arhivării documentelor create sau deţinute de aceştia.

(1) În cazul persoanelor juridice, impozitul pe clădiri se calculează prin aplicarea unei cote de impozitare asupra valorii de inventar a clădirii.
[…]
(3) Valoarea de inventar a clădirii este valoarea de intrare a clădirii în patrimoniu, înregistrată în contabilitatea proprietarului clădirii, conform prevederilor legale în vigoare.
[…]
(5) În cazul unei clădiri care a fost reevaluată, conform reglementărilor contabile, valoarea impozabilă a clădirii este valoarea contabilă rezultată în urma reevaluării, înregistrată ca atare în contabilitatea proprietarului – persoană juridică.
(6)*) În cazul unei clădiri care nu a fost reevaluată, cota impozitului pe clădiri se stabileşte de consiliul local/Consiliul General al Municipiului Bucureşti între:
a) 10% şi 20% pentru clădirile care nu au fost reevaluate în ultimii 3 ani anteriori anului fiscal de referinţă;
b) 30% şi 40% pentru clădirile care nu au fost reevaluate în ultimii 5 ani anteriori anului fiscal de referinţă.
_____________
*) Modificările aduse alin. (6) prin O.G. nr. 30/2011 se aplică de la data de 1 ianuarie 2012. (art. II alin. 1 din O.G. nr. 30/2011)

(61)*) Cota impozitului pe clădiri prevăzută la alin. (6) se aplică la valoarea de inventar a clădirii înregistrată în contabilitatea persoanelor juridice, până la sfârşitul lunii în care s-a efectuat prima reevaluare. Fac excepţie clădirile care au fost amortizate potrivit legii, în cazul cărora cota impozitului pe clădiri este cea prevăzută la alin. (2).
_____________
*) Alin. (61) se aplică de la data de 1 ianuarie 2012. (art. II alin. 1 din O.G. nr. 30/2011)

In acest sens, dorim sa atragem atentia asupra urmatorului rationament profesional intalnit in practica evaluatorilor autorizati, rationament profesional influentat de interpretarea eronata (in opinia noastra) a prevederilor fiscale de catre autoritatea fiscala.

Am intalnit abordarea potrivit careia exista doua metode de stabilire a valorii impozabile a unei cladirii reevaluate conform reglementarilor contabile, fiecarea dintre acestea generand o valoare impozabila diferita. Pentru a exemplifica rationamentul vom prezenta un studiu de caz simplificat al unei astfel de situatii:

Sa presupunem ca o societate comerciala detine in proprietate o cladire ce a fost achizitionata in data de 31.12.N pentru aceasta platindu-se un pret de 100 u.m. Durata de utilizare economica este de 10 ani, metoda de amortizare este amortizarea liniara iar valoarea impozabila ce se va declara la fisc este de 100 u.m.. In data de 31.12.N+2 se decide reevaluarea cladirii pentru reflectarea valorii juste in situatiile financiare si se stabileste ca valoarea justa este de 90 u.m.

La 31.12.N+2 situatia contabila a cladirii respective era urmatoarea:

Valoare de intrare: 100 u.m. – Amortizare cumulata: 20 u.m. – Valoare neta contabila: 80 u.m.

Dupa cum se poate observa valoarea cladirii a crescut cu 10 u.m. in urma reevaluarii si in mod logic interpretarea ar fi aceea ca societatea respectiva va declara la fisc valoarea reevaluata de 90 u.m. ca fiind noua valoare impozabila a cladirii.

Aici intervine rationamentul la care facem referire si care are la baza modul in care sunt interpretate pevederile citate mai sus de catre autoritatea fiscala. Potrivit acestui rationament valoarea impozabila difera in functie de modul in care este inregistrata in contabilitate operatiunea de reevaluare a cladirii. In acest sens, prevederile OMFP 3055/2009 privind adoptarea reglementarilor contabile conforme cu directivele europene prevad ca:

(2) La reevaluarea unei imobilizări corporale, amortizarea cumulată la data reevaluării este tratată în unul din următoarele moduri:
a) recalculată proporţional cu schimbarea valorii contabile brute a activului, astfel încât valoarea contabilă a activului, după reevaluare, să fie egală cu valoarea sa reevaluată. Această metodă este folosită, deseori, în cazul în care activul este reevaluat prin aplicarea unui indice; sau
b) eliminată din valoarea contabilă brută a activului şi valoarea netă, determinată în urma corectării cu ajustările de valoare, este recalculată la valoarea reevaluată a activului. Această metodă este folosită, deseori, pentru clădirile care sunt reevaluate la valoarea lor de piaţă.

Daca ar fi sa aplicam ambele metode de mai sus in cazul de fata, situatia ar fi urmatoarea:

a) indicele de actualizare = 90 u.m. / 80 u.m. = 1,125 ; valoarea bruta actualizata = 112,5 u.m. ; amortizarea cumulata actualizata = 22,5 u.m. ; valoare neta contabila dupa reevaluare = 90 u.m. ;

b) amortizarea in valoare de 20 u.m. se anuleaza in contrapartida cu valoarea de intrare a constructiei iar valoarea ramasa de 80 u.m. se majoreaza cu 10 u.m. in contrapartida cu rezervele din reevaluare.

Dupa cum se poate observa in ambele cazuri noua valoare contabila este de 90 u.m.. Cu toate acestea, rationamentul la care facem referire precizeaza ca in cazul in care pentru stabilirea valorii impozabile se selecteaza prima metoda, valoarea impozabila ar fi de fapt valoarea bruta actualizata 112,5 u.m., ci nu 90 u.m., iar in cazul in care se selecteaza a doua metoda valoarea impozabila ar fi 90 u.m..

In opinia noastra un astfel de rationament este eronat, intrucat indiferent de metoda aplicata rezultatul ar trebui sa fie acelasi. Din punct de vedere contabil, rezultatul este acelasi, iar in mod logic si din punct de vedere fiscal rezultatul ar trebui sa fie acelasi intrucat consideram ca intentia legiuitorului este aceea ca impozitarea sa se realizeze uniform indiferent de metoda de calcul. Chiar daca logica fiscala este de cele mai multe ori diferita de cea contabila, daca un astfel de rationament ar fi fost permis atunci toti contribuabilii ar fi optat pentru varianta de calcul cu impact fiscal redus si atunci automat legiuitorul ar fi trebuit sa elimie aceasta optiune tocmai pentru a asigura o impozitare neutra.

Cu toate acestea, am intalnit in practica inspectori fiscali care urmeaza un rationament similar in interpretarea prevederilor legale. Totusi, abordarea autoritatilor fiscale nu constituie o dovada a unei interpretari corecte a legislatiei in toate cazurile, asa ca simplul fapt ca unii inspectori au aceasta abordare nu constituie in opinia noastra un argument pentru a stabili noi principii in evaluare.

In opinia noastra notiunea de valoarea de inventar prevazuta la art. 253 alin. (3) din Codul fiscal face referire la valoarea de intrare a cladirii respective (valoarea de achizitie). Astfel, in momentul in care are loc reevaluarea acesteia, consideram ca noua valoare impozabila este valoarea justa rezultata in urma reevaluarii si nu valoarea bruta actualizata chiar daca metoda de inregistrare in contabilitate a reevaluarii este cea prevazuta la litera a).

Mai mult decat atat, normele de aplicare a art. 253 prevad la pct. 52 faptul ca valoarea de inventar are mai multe intelesuri, printre care si valoarea reevaluata, nu doar valoarea de intrare in contabilitate. Prevederile de la lit. f) pct 52 din norme, desi pot fi subiect de discutie in acest caz, consideram ca aduc mai degraba clarificari cu privire la modul de calcul al valorii de intrare de catre persoanele juridice care aplica Reglementările contabile armonizate cu Directiva a IV-a a CEE şi cu Standardele Internaţionale de Contabilitate si nu pot fi interpretate in sensul ca valoarea de impozitare este valoarea bruta actualizata in cazul in care metoda de stabilire a valorii impozabile este cea prevazuta la lit. a)