Raspuns:

Din punct de vedere fiscal, înţelegem că societatea dvs. a efectuat o prestare de servicii către o persoană juridică din Republica Moldova şi că această prestare a fost utilizată şi exploatată efectiv în Republica Moldova. Din punct de vedere al TVA înţelegem că beneficiarul serviciilor este o persoană impozabilă şi drept urmare potrivit prevederilor art. 133 alin. (2) din Codul fiscal locul prestării serviciilor se consideră a fi la beneficiar, factura fiind emisă fără TVA operaţiunea fiind neimpozabilă în România.

Întrucât nu aţi precizat acest aspect în textul întrebării considerăm necesar de menţionat faptul că, în cazul în care aceasta prestare de servicii s-ar fi realizat efectiv pe teritoriul României, atunci societatea dvs. ar fi avut obligaţia emiterii facturii cu TVA întrucât, potrivit prevederilor art. 133 alin. (7) din Codul fiscal, operaţiunea ar fi fost impozabilă în România iar persoana obligată la plata TVA ar fi fost societatea dvs.. Mai mult decât atât, în cazul în care prestarea efectivă a serviciilor s-ar fi realizat în România considerăm că nu se impunea reţinerea la sursă a impozitului plătit în Republica Moldova.

În ceea ce priveşte impozitul reţinut în Republica Moldova, potrivit prevederilor Convenţiei de evitare a dublei impuneri încheiată între România şi Republica Moldova, considerăm că în cazul în care aţi fi prezentat plătitorului de venit din Republica Moldova un certificat de rezidenţă fiscală care să ateste faptul că societatea dvs. este o persoană juridică plătitoare de impozit pe profit rezidentă în România, acesta nu ar fi trebuit să mai reţină impozit pe veniturile nerezidenţilor, întrucât potrivit prevederilor art. 7 din Convenţie aceste venituri se impozitează în statul de rezidenţă a beneficiarului venitului, adică în România. În situaţia de faţă considerăm că ar trebui să analizaţi şi să verificaţi împreună cu partenerul din Republica Moldova posibilitatea de recuperare a impozitului plătit în cazul în care furnizaţi un certificat de rezidenţă fiscală.

În ceea ce priveşte obligaţia înregistrării contractelor încheiate cu nerezidenţii, potrivit prevederilor OMEF 2310/2007, considerăm că se înregistrează la autoritatea fiscală doar acele contracte în care persoanele juridice române au calitatea de plătitor de venituri şi doar în cazul prestărilor de servicii realizate efectiv pe teritoriul României şi pentru care există posibilitatea apariţiei unui sediu permanent. În concluzie, considerăm că societatea dvs. nu are o obligaţie de această natură în ceea ce priveşte contractul de prestări servicii la care faceţi referire în întrebarea dvs.

În ceea ce priveşte declaraţia privind impozitul reţinut la sursă pe veniturile nerezidenţilor, de asemenea această declaraţie se depune doar în situaţia în care persoana juridică din România are calitatea de plătitor de venituri şi se depune doar în situaţiile în care societatea din România are obligaţia reţinerii de impozit pe veniturile nerezidenţilor, chiar dacă impozitul este 0. În concluzie, considerăm că societatea dvs. nu are o obligaţie de această natură în ceea ce priveşte contractul de prestări servicii la care faceţi referire în întrebarea dvs.

Din punct de vedere contabil, în situaţia de faţă considerăm că această operaţiune se înregistrează în contabilitate în felul următor:

411 „Clienţi”            =         704 „Venituri din prestări servicii” – cu valoarea serviciilor prestate

5124 „Conturi curente la bănci”   =         411 „Clienţi” – cu valoarea încasată

461 Analitic distinct impozit reţinut în Republica Moldova  =         411 „Clienţi” – cu valoarea impozitului reţinut

În cazul în care recuperaţi contravaloarea impozitului de la partenerul extern, în urma prezentării certificatului de rezidenţă fiscală, acest cont 461 se poate închide în corespondenţă cu contul 5124. În caz contrar, acest cont 461 se poate închide în corespondenţă cu contul 441 în măsura în care puteţi beneficia de credit fiscal în România la plata impozitului pe profit pentru contravaloarea impozitului plătit în Republica Moldova.

În acest sens, reamintim că, potrivit art. 20 din Legea Contabilităţii nr. 82/1991 republicată, registrele de contabilitate obligatorii sunt: Registrul-jurnal, Registrul-inventar şi Cartea mare.

Totodată, potrivit prevederilor art. 25 alin. (2) din Legea Contabilităţii nr. 82/1991 republicată, (2) Prin excepţie de la prevederile alin. (1) se pot stabili, în mod justificat, prin ordin al ministrului economiei şi finanţelor, registrele de contabilitate şi documentele justificative care se păstrează timp de 5 ani.

În acest sens, potrivit prevederilor Anexei 4 a Ordinului Ministrului Economiei şi Finanţelor nr. 3512/2008 privind documentele financiar contabile, lista documentelor financiar-contabile care se păstrează timp de 5 ani cu începere de la data încheierii exerciţiului financiar este următoarea:

Potrivit prevederilor art. 35 alin. (4) din Legea Contabilităţii nr. 82/1991 republicată, în caz de încetare a activităţii persoanelor prevăzute la art. 1, situaţiile financiare anuale, precum şi registrele şi celelalte documente la care se referă art. 25 se predau la arhivele statului, în conformitate cu prevederile legale în materie.

Potrivit prevederilor art. 41 punctul 1 lit. c) din Legea Contabilităţii nr. 82/1991 republicată, constituie contravenţie următoarele fapte:

[…]

2. nerespectarea reglementărilor emise de Ministerul Finanţelor Publice, respectiv de instituţiile cu atribuţii de reglementare în domeniul contabilităţii prevăzute la art. 4 alin. (3), cu privire la:

[…]

c) întocmirea şi utilizarea documentelor justificative şi contabile pentru toate operaţiunile efectuate, înregistrarea în contabilitate a acestora în perioada la care se referă, păstrarea şi arhivarea acestora, precum şi reconstituirea documentelor pierdute, sustrase sau distruse;

Potrivit Normelor metodologice de întocmire şi utilizare a documentelor financiar contabile din Anexa 1 a Ordinului Ministrului Economiei şi Finanţelor nr. 3512/2008 privind documentele financiar contabile, 50. Persoanele prevăzute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicată, au obligaţia păstrării în arhiva lor a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum şi a documentelor justificative care stau la baza înregistrării în contabilitate.

Păstrarea registrelor şi a documentelor justificative şi contabile se face la domiciliul fiscal sau la sediile secundare, după caz.

Registrele şi documentele justificative şi contabile se pot arhiva, în baza unor contracte de prestări de servicii, cu titlu oneros, de către alte persoane juridice române care dispun de condiţii corespunzătoare. Şi în acest caz, răspunderea privind arhivarea documentelor financiar-contabile revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligaţia gestionării unităţii beneficiare.

Unitatea care a încredinţat documentele spre arhivare, respectiv unitatea beneficiară, va înştiinţa organul fiscal teritorial de care aparţine despre această situaţie.

Cu ocazia controalelor efectuate de organele abilitate, persoanele juridice sunt obligate, la cerere, să prezinte la domiciliul fiscal documentele solicitate.

Organele de control ale Ministerului Economiei şi Finanţelor pot interzice arhivarea registrelor, a documentelor justificative şi contabile şi în alte locaţii decât la domiciliul fiscal sau la sediile secundare, dacă consideră că acestea nu sunt păstrate corespunzător.

51. Termenul de păstrare a statelor de salarii este de 50 de ani, iar termenul de păstrare a registrelor şi a documentelor justificative şi contabile este de 10 ani cu începere de la data încheierii exerciţiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, cu excepţia celor prevăzute la pct. 52, 53 şi 54.

52. Facturile aferente bunurilor de capital, respectiv bunurilor imobile, care stau la baza determinării taxei pe valoarea adăugată deductibile pentru persoanele impozabile cu regim mixt şi persoanele parţial impozabile în conformitate cu prevederile Codului fiscal, se vor păstra conform termenului prevăzut la art. 149 alin. (6) din Legea nr. 571/2003 privind Codul fiscal, cu modificările şi completările ulterioare.

53. Documentele prevăzute în anexa nr. 4 se pot păstra pe o perioadă de numai 5 ani dacă necesităţile proprii ale unităţii nu impun păstrarea acestora pe o perioadă de timp mai mare.

54. Documentele financiar-contabile care atestă provenienţa unor bunuri cu durată de viaţă mai mare de 10 ani se păstrează, de regulă, pe o perioadă de timp mai mare, respectiv pe perioada de utilizare a bunurilor.

55. În caz de încetare a activităţii persoanelor prevăzute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicată, documentele contabile se arhivează în conformitate cu prevederile Legii nr. 31/1990 privind societăţile comerciale, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, sau se predau la arhivele statului, în conformitate cu prevederile legale în materie, după caz.

56. Arhivarea documentelor justificative şi contabile se face în conformitate cu prevederile legale şi cu următoarele reguli generale:

– documentele se grupează în dosare, numerotate, şnuruite şi parafate;

– gruparea documentelor în dosare se face cronologic şi sistematic, în cadrul fiecărui exerciţiu financiar la care se referă acestea. În cazul fuziunii sau al lichidării societăţii, documentele aferente acestei perioade se arhivează separat;

– dosarele conţinând documente justificative şi contabile se păstrează în spaţii amenajate în acest scop, asigurate împotriva degradării, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor;

– evidenţa documentelor la arhivă se ţine cu ajutorul Registrului de evidenţă, potrivit legii, în care sunt consemnate dosarele şi documentele intrate în arhivă, precum şi mişcarea acestora în decursul timpului.

57. Eliminarea din arhivă a documentelor al căror termen legal de păstrare a expirat se face de către o comisie, sub conducerea administratorului sau a ordonatorului de credite, după caz. În această situaţie se întocmeşte un proces-verbal şi se consemnează scăderea documentelor eliminate din Registrul de evidenţă al arhivei.

Potrivit prevederilor art. 261 din Legea 31/1990 privind societăţile comerciale republicată, referitor la lichidarea societăţilor comerciale: după aprobarea socotelilor şi terminarea repartiţiei, registrele şi actele societăţii în nume colectiv, în comandită simplă sau cu răspundere limitată, ce nu vor fi necesare vreunuia dintre asociaţi, se vor depune la asociatul desemnat de majoritate.

(2) În societăţile pe acţiuni şi în comandită pe acţiuni registrele prevăzute de art. 177 alin. 1 lit. a) – f) vor fi depuse la registrul comerţului la care a fost înregistrată societatea, unde orice parte interesată va putea lua cunoştinţă de ele cu autorizarea judecătorului delegat, iar restul actelor societăţii vor fi depuse la Arhivele Naţionale.

(3) Registrele tuturor societăţilor vor fi păstrate timp de 5 ani.

Potrivit art. 18 din Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, în cazul desfiinţării, în condiţiile legii, a unui creator de documente, persoană juridică, fără ca activitatea acestuia să fie continuată de altul, documentele cu valoare istorică, în sensul prevederilor art. 2, cât şi cele cu valoare practică, în baza cărora se eliberează copii, certificate şi extrase privind drepturile referitoare la stagiile de cotizare la asigurări sociale ale cetăţenilor, vor fi preluate de Arhivele Naţionale sau de direcţiile judeţene ale Arhivelor Naţionale.

[…]

Documentele cu valoare practică,în baza cărora se eliberează copii, certificate şi extrase privind drepturile cetăţenilor referitoare la stagiile de cotizare în sistemul public de pensii, aflate la casele teritoriale de pensii, se preiau, în condiţiile alin. 2, pe bază de inventar şi proces-verbal de predare-preluare, întocmite potrivit modelelor prevăzute în anexele nr. 2 şi 3.

Potrivit art. 4 din Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, persoanele fizice şi persoanele juridice, creatoare şi deţinătoare de documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României, denumite în continuare creatori şi deţinători de documente, răspund de evidenţa, inventarierea, selecţionarea, păstrarea şi folosirea documentelor în condiţiile prevederilor prezentei legi.

Potrivit art. 2 din Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, prin documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României, în sensul prezentei legi, se înţelege: acte oficiale şi particulare, diplomatice şi consulare, memorii, manuscrise, proclamaţii, chemări, afişe, planuri, schiţe, hărţi, pelicule cinematografice şi alte asemenea mărturii, matrice sigilare, precum şi înregistrări foto, video, audio şi informatice, cu valoare istorică, realizate în ţară sau de către creatori români în străinătate.

Potrivit art. 34 din Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, creatorii şi/sau deţinătorii de documente sunt obligaţi să comunice în scris, în termen de 30 de zile, Arhivelor Naţionale sau, după caz, direcţiilor judeţene ale Arhivelor Naţionale documentele care le atestă înfiinţarea, reorganizarea sau desfiinţarea, în condiţiile legii, precum şi măsurile dispuse în vederea arhivării documentelor create sau deţinute de aceştia.